IIformation à la fermeture des ordinateurs des vendeurs

Fermeture des travaux terminés : Instructions informatiques

Tous les interprètes sont encouragés à clôturer les missions terminées à l'aide de leur smartphone et à obtenir une signature numérique de la part du prestataire de services (contact sur place). Si un interprète n'est pas en mesure d'utiliser son téléphone portable pour clôturer un travail, il devra imprimer un formulaire de vérification des services (VoS), apposer une signature au stylo et clôturer le travail à l'aide de son ordinateur.

Veuillez noter : Pour garantir un paiement rapide, tous les travaux doivent être clôturés dans les 48 heures suivant leur achèvement, y compris en cas d'absence du prestataire ou du client(annulation à l'arrivée). N'oubliez pas de recueillir la signature du psychologue scolaire sur vos formulaires VoS et de soumettre les reçus pour les frais accessoires approuvés au préalable. Les missions annulées directement par le système MCIS (par exemple, annulation avec frais ou erreur d'admission) n'ont pas besoin d'être clôturées par l'interprète ; dans ces cas, votre paiement sera traité automatiquement.

1. Localiser le travail terminé

• Connectez-vous au portail Interpreter Intelligence sur votre ordinateur en utilisant vos identifiants existants.
• Consultez votre tableau de bord principal et repérez les sections Journal des offres d'emploi d'aujourd'hui et Offres d'emploi passées - à clôturer. C'est dans ces deux sections que vous trouverez les travaux à clôturer.
• Une fois encore, veuillez clôturer tous les travaux dans cette section et fournir des reçus accessoires si nécessaire dans les 48 heures suivant l'achèvement du travail.
• Localisez le travail à clôturer à l'aide de l'identifiant du travail ou des informations supplémentaires fournies dans le tableau.

2. Clôture du travail avec le formulaire VoS et les reçus pour les frais accessoires

• Cliquez sur la flèche à gauche du travail à clôturer dans le tableau Travaux antérieurs - A clôturer, et sélectionnez "Faux frais".
• Une fenêtre contextuelle apparaît, affichant tous les frais préapprouvés. À ce stade, des reçus pour chaque dépense peuvent être ajoutés en utilisant le symbole "+" à côté des dépenses préapprouvées pour y joindre un reçu ou un document pertinent. Le stationnement sera remboursé sur la base du montant réel indiqué sur le reçu, jusqu'à concurrence du montant maximum approuvé, tel qu'indiqué sur l'écran II.
• Une fois cela fait, fermez cette fenêtre.
• Cliquez sur la flèche située à gauche du travail à clôturer dans le tableau " Travaux antérieurs - à clôturer " et sélectionnez "Fermer".
• Une fenêtre contextuelle apparaît. Vérifiez tous les détails pour vous assurer que vous fermez le bon emploi.
• Remplissez tous les détails sur l'écran complet :
  • Date/heure d'arrivée : Heure d'arrivée de l'interprète
  • Date/heure de début : L'heure à laquelle la mission a réellement commencé. Elle sera utilisée pour calculer le paiement en cas de dépassement de la durée minimale.
  • Date/heure de fin : Heure à laquelle l'affectation s'est effectivement terminée.
  • VoS : C'est ici que vous sélectionnez un fichier scanné ou une photo numérique du formulaire VoS à soumettre au MCIS. Vous pouvez toujours clôturer un travail sans soumettre de formulaire VoS, mais cela devient une tâche en attente pour vous. Les travaux clôturés sans formulaire VoS sont transférés dans la section Document manquant - À télécharger du tableau de bord.
  • Notes sur l'emploi : Inscrivez toute note pertinente relative à l'emploi qui s'avère utile pour vous ou pour le SIMC.
    

    Conseil : Pour toutes les affectations de type relais de messages (MR), c'est ici que vous devez entrer la réponse du relais de messages, de sorte que vous n'ayez plus à téléphoner au MCIS pour communiquer cette information.

  • Une fois le formulaire VoS sélectionné, cliquez sur "Suivant".
  • Saisissez vos initiales dans la fenêtre contextuelle suivante, en bas à gauche, et cliquez sur le bouton "Accepter" pour accepter la clause de non-responsabilité affichée.
  • Cliquez sur le bouton "Confirmer et fermer le travail". Un message s'affiche pour vous indiquer que vous avez réussi.

1er mars 2020 : Les interprètes peuvent désormais ajouter eux-mêmes des frais kilométriques en cliquant sur le bouton "Ajouter des frais accessoires". Si vous avez parcouru plus de 25 km aller pour une mission, selon Google Maps au moment de la mission, vous aurez automatiquement droit au paiement des frais kilométriques. N'hésitez pas à ajouter le kilométrage total (aller) comme frais accessoires au travail.

Tous les autres frais accessoires, tels que le stationnement, doivent être approuvés au préalable par le MCIS avant que le travail ne soit effectué. Le MCIS doit saisir les frais accessoires dans le cadre du travail en votre nom. Une fois approuvés, ils apparaîtront dans cette section et les reçus pourront être téléchargés. Si un accessoire devrait figurer dans cette section mais ne s'y trouve pas, veuillez contacter le SIMC dès que possible. Pour obtenir une liste complète des frais accessoires et des conditions, contactez vm@mcis.on.ca.

Remarque : N'utilisez pas le bouton "Ajouter des frais accessoires" pour autre chose que le kilométrage, car cela retarderait le traitement de votre paiement.

Certains frais accessoires, tels que le stationnement, nécessitent des reçus pour le remboursement des frais de stationnement réels, jusqu'à concurrence du montant maximum autorisé indiqué sur II, après la clôture d'un emploi. Utilisez l'icône "Document" à côté de chaque frais accessoire préapprouvé pour fournir un reçu.

3. Emplois clôturés sans formulaire VoS téléchargé

Si vous clôturez des travaux sans avoir téléchargé les formulaires VoS, ils apparaîtront dans la section "Document manquant - à télécharger" du portail. Vous devez fournir le formulaire VoS manquant pour tous les travaux terminés. Pour les travaux vidéo et téléphoniques, vous pouvez autoriser et signer le formulaire vous-même. Pour soumettre un formulaire VoS manquant :

• Cliquez sur la flèche à gauche de chaque travail en attente dans ce tableau pour ouvrir le menu et sélectionnez "Ajouter VoS". Sélectionnez le fichier sur votre ordinateur et cliquez sur "Télécharger le fichier".
• Lorsque le téléchargement du fichier a réussi, le travail doit disparaître de ce tableau.

4. Annulation à l'arrivée

L'annulation à l'arrivée est un statut qui correspond à deux situations :

• Fournisseur de services no show
• Client no show

Dans ce cas, vous serez toujours payé pour vos services et vous devrez clôturer le travail en cochant la case "Travail annulé".

• • Suivez les étapes ci-dessus pour fermer un travail. Lorsque la fenêtre de fermeture du travail s'affiche, cochez la case "Travail annulé". Choisissez la raison appropriée
  • Clôturez l'emploi comme d'habitude et, dans ce cas, aucun formulaire VoS n'est requis, même pour les emplois en personne, et l'emploi sera traité comme étant clôturé correctement, et il n'apparaîtra pas dans la liste des emplois ".Document manquant - à téléchargersection ".
    

    Conseil : Certaines missions peuvent être annulées par le personnel de MCIS, comme les annulations antérieures avec frais, avec préavis, ou une erreur d'admission de la part du personnel de MCIS. Dans ces cas, les missions s'affichent sur les calendriers des interprètes comme étant annulées, et il n'est pas nécessaire que les interprètes les clôturent de leur côté ou qu'ils téléchargent de la documentation.

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