iitraining vendor cell closing

Clôture des travaux terminés : Instructions pour Smartphone

Tous les interprètes sont encouragés à clôturer les missions terminées à l'aide de leur smartphone et à obtenir une signature numérique de la part du prestataire de services (contact sur place). Si, pour une raison quelconque, un interprète n'est pas en mesure d'utiliser son smartphone pour clôturer une mission, il peut imprimer un formulaire de vérification des services (VoS) avant de se rendre à la mission, apposer une signature au stylo sur le formulaire et clôturer la mission à l'aide de son ordinateur (voir les instructions dans la section "Accès à l'ordinateur"). Mais cette procédure est plus longue et n'est pas recommandée.

1. Fermeture de l'emploi

À la fin d'un travail, connectez-vous à Interprète Intelligence sur votre téléphone, et localisez le travail à clôturer sur votre écran d'accueil, qui affiche automatiquement une liste des travaux du jour. Tapez n'importe où sur la tâche pour en saisir les détails, puis tapez sur le bouton "Fermer"en bas à gauche.

VEUILLEZ NOTER QUE LES NOUVELLES ÉTAPES CI-DESSOUS ENTRERONT EN VIGUEUR LE 20 FÉVRIER 2020 :

• Temps de travail :
  • Vérifiez la date et l'heure d'arrivée : il s'agit de l'heure à laquelle vous (l'interprète) êtes arrivé sur le lieu de la mission.
  • Vérifier le Date/heure de début : L'heure de début doit correspondre à l'heure de début du service programmé. Modifier l'heure de début UNIQUEMENT si les services ont été rendus à une heure différente de celle demandée. Cela peut se produire dans deux cas de figure :
    • Si le prestataire de services a décidé de commencer le service avant l'heure prévue, ou
    • Si les services ont été mis en place tardivement parce que vous (l'interprète) étiez en retard.
  • Veuillez noter que si les services ont été retardés en raison du retard du prestataire de services ou du client non anglophone, l'heure de début restera celle de la réservation initiale, vous n'avez pas besoin de modifier l'heure de début dans ce cas.
  • Vérifiez la date/heure de fin : indiquez l'heure réelle de fin du travail, même si elle est antérieure à l'heure à laquelle le travail était censé se terminer. Le système vous paiera le temps minimum réservé.

  Apportez les modifications nécessaires.

• Notes de clôture de l'emploi : Inscrivez toute note pertinente relative à l'emploi qui s'avère utile pour vous ou pour le SIMC.
  

  Conseil : C'est ici que vous indiquez le résultat de l'affectation d'un type de relais de messages.

  

• Frais accessoires approuvés à l'avance et ajout du kilométrage :
  Si vous avez des frais accessoires pré-approuvés pour un travail, ils apparaîtront ici. S'il y a des frais accessoires pré-approuvés mais qu'ils n'apparaissent pas ici, contactez le MCIS. Comme les interprètes doivent généralement d'abord clôturer le travail avec le PS, puis ajouter les reçus de stationnement dans le parking, nous avons créé une section distincte appelée Ajout de recettes accessoires après la fermeture d'un travail. Voir la section suivante.

  1er mars 2020 : Les interprètes peuvent désormais ajouter eux-mêmes des frais kilométriques en cliquant sur le bouton "Ajouter des frais accessoires". Si vous avez parcouru plus de 25 km aller pour une mission, selon Google Maps au moment de la mission, vous aurez automatiquement droit au paiement des frais kilométriques, sans qu'aucune autorisation préalable ne soit nécessaire. N'hésitez pas à ajouter le kilométrage total (aller-retour) en tant qu'accessoire du travail. Voir les étapes ci-dessous pour l'ajout de frais kilométriques :

  • (Veuillez noter que si vous êtes pressé de clôturer le travail et d'obtenir la signature du PS, le kilométrage peut également être ajouté). APRÈS la clôture du travail. Voir la section suivante, "Ajout de recettes accessoires")
    Tapez sur le bouton "Ajouter les frais accessoiresbouton "
    
  • Sélectionner "Kilométrage"sous Type
    Tapez dans le DEUX VOIES le kilométrage que vous avez parcouru pour cet emploi sous la rubrique quantité. Le minimum doit être de 50. Là encore, vous avez automatiquement droit au paiement des frais kilométriques si vous avez parcouru plus de 25 km à l'aller ou plus de 50 km au total pour un travail. Inscrivez la totalité du kilométrage aller-retour dans l'emplacement réservé à la quantité :
    
  • Cliquez sur "Enregistrer" et vous verrez que le kilométrage a été ajouté avec succès. Aucun reçu/document n'est nécessaire, mais notre service financier vérifiera vos demandes de kilométrage :
    

  Cliquez sur "Suivant"

• Signataire autorisé :
  • Passez votre téléphone au PS/contact pour une signature numérique.
  • S'il s'agit d'un service à distance, tel que téléphone/vidéo, vous êtes autorisé à signer pour vous-même. Vous serez tenu responsable de l'exactitude des informations que vous signez.
  • Dans le champ vide ci-dessous, tapez le nom du PS (ou votre propre nom si vous signez pour vous-même).

  Cliquez sur "Signer"
  

• Saisissez vos propres initiales dans le champ prévu à cet effet, puis tapez sur le bouton "D'accord" (bouton). Ensuite, tapez sur "Confirmer et fermer le travail"
  

2. L'AJOUT DE RECETTES ACCESSOIRES

Remarque : les frais accessoires tels que le stationnement doivent faire l'objet d'un téléchargement de reçus afin d'obtenir le remboursement des frais de stationnement facturés. Vous ne serez pas payé si vous n'avez pas téléchargé de reçu !

Si vous ajoutez des recettes accessoires après avoir clôturé un travail, veuillez toujours le faire dans les 24 heures suivant la clôture du travail afin d'éviter les retards et les erreurs comptables.

• • Après avoir conclu le contrat avec le prestataire de services, il est temps de vous assurer que vous avez fourni les justificatifs de vos frais accessoires, tels que le stationnement. Une fois que vous avez le reçu, connectez-vous à Interprète Intelligence sur votre téléphone, et localisez l'emploi précédemment fermé sur votre écran d'accueil. Tapez n'importe où sur l'offre pour entrer les détails de l'offre, puis tapez sur l'icône "Incidentel"en bas à droite. Vous devriez maintenant voir une liste de frais accessoires pour ce travail.
    
  • Tapez sur l'icône "télécharger un document" située juste en dessous de la date dans la section incidente concernée (elle ressemble à une flèche noire vers le haut sur une feuille de papier) :
    
  • Tapez sur le bouton "Choisir le fichierbouton " :
    
  • Selon votre téléphone, sélectionnez l'appareil photo que vous souhaitez utiliser en tapant dessus :
    
  • Prenez une photo du reçu correspondant. Si le résultat est satisfaisant, cliquez sur "OK", sinon cliquez sur "Réessayer" pour réessayer.
  • Après avoir appuyé sur "OK", la photo devrait être téléchargée sur votre téléphone :
    
  • Lorsque l'image est entièrement téléchargée, un message de confirmation s'affiche : "Reçu téléchargé avec succès".
    Ce message peut disparaître de lui-même ou vous pouvez le fermer en cliquant sur le "x".
    
  • Une icône "trombone" apparaît à côté du nom de l'incident pour indiquer qu'il s'agit d'une pièce jointe :
    
  • L'emploi reste fermé et vous avez ajouté le justificatif approprié à l'appui de votre demande.
  • REMARQUE : le kilométrage peut également être ajouté ici après la clôture d'un travail pour toute personne ayant parcouru plus de 25 km dans un sens sans autorisation préalable. Suivez les instructions de la section ci-dessus après avoir cliqué sur "Ajouter des frais accessoires".

3. emploi annulé ?

Dans deux cas, l'interprète peut marquer le travail comme "annulé" lorsqu'il le clôt :

• Fournisseur de services no show
• Client no show

Dans ce cas, vous serez toujours payé pour vos services et vous devrez alors clôturer le travail en cochant la case "Annulé" :

• Choisissez la raison appropriée
• Accepter la clause de non-responsabilité
• Finaliser le travail.

Veuillez noter : Dans certaines circonstances, le SIMC annulera un travail pour vous avant qu'il ne soit effectué, par exemple en cas d'annulation de la part d'un client. Dans ce cas, vous n'avez rien à faire dans le travail, il sera traité automatiquement. Vous pourrez voir les travaux annulés par le SIMC pour diverses raisons. Pour les travaux qui sont "annulés avec frais", vous serez payé.

Vous avez encore des questions ?