Cierre de trabajos finalizados: instrucciones para computadoras
Se recomienda a todos los intérpretes que cierren los trabajos completados utilizando sus teléfonos inteligentes y obtengan una firma digital del proveedor de servicios (contacto del sitio). Si un intérprete no puede utilizar su teléfono celular para cerrar un trabajo, deberá imprimir un formulario de verificación de servicios (Verification of Service, VoS), firmar con bolígrafo y cerrar el trabajo utilizando su computadora.
Nota: Para garantizar un pago rápido, todos los trabajos deben cerrarse en un plazo de 48 horas después de su finalización, incluidas las situaciones en las que el proveedor de servicios (Service Provider, SP) o el cliente no se presentaron (Cancelado después de llegar). No olvide incluir la firma del SP en sus formularios de verificación de servicios (Verification of Services, VoS) y presentar los recibos de los gastos imprevistos preaprobados. Los trabajos cancelados directamente por MCIS (p. ej., Cancelado con tarifa o Error de admisión) no necesitan ser cerrados por el intérprete, en estos casos su pago se procesará automáticamente.
1. Localizar el trabajo finalizado
- Inicie sesión en el portal Interpreter Intelligence en su computadora utilizando las credenciales existentes.
- Busque en su panel principal y localice las secciones Today’s Jobs Diary (Diario de trabajos para hoy) y Past Jobs: To be Closed (Trabajos pasados: para ser cerrados). En estas dos secciones encontrará trabajos por cerrar.
- Una vez más, cierre todos los trabajos en esta sección y proporcione los recibos de imprevistos, si es necesario, en las 48 horas siguientes a la finalización del trabajo.
- Localice el trabajo que debe cerrarse por el ID del trabajo o la información adicional que se proporciona en la tabla.
2. Cierre del trabajo con formulario de VoS y recibos de imprevistos
- Haga clic en la flecha situada a la izquierda del trabajo que desea cerrar en la tabla Past Jobs – To be Closed (Trabajos anteriores: por cerrar) y seleccione “Incidentals" (Imprevistos).
- Aparecerá una ventana emergente con todos los imprevistos preaprobados. En esta fase, pueden añadirse recibos para cada imprevisto utilizando el símbolo "+" situado junto a los imprevistos preaprobados para adjuntarle un recibo o documento pertinente. El estacionamiento se reembolsará por el monto real que figure en el recibo, hasta el monto máximo aprobado indicado en la pantalla II.
- Una vez hecho esto, cierre esta ventana.
- Haga clic en la flecha situada a la izquierda del trabajo que desea cerrar en la tabla Past Jobs – To be Closed y seleccione "Close" (Cerrar).
- Aparecerá una ventana emergente. Verifique todos los detalles para asegurarse de que está cerrando el trabajo correcto.
- Rellene todos los datos en la pantalla siguiente:
- Fecha/hora de llegada: hora de llegada del intérprete
- Fecha/hora de inicio: la hora a la que comenzó realmente la asignación. Se utilizará para calcular el pago si supera la duración mínima.
- Fecha/hora de finalización: la hora a la que finalizó realmente la asignación.
- VoS: aquí es donde selecciona un archivo escaneado o una foto digital del formulario VoS que se enviará a MCIS. Todavía puede cerrar un trabajo sin enviar un formulario de VoS, pero esto se convierte en una tarea pendiente para usted. Los trabajos cerrados sin un formulario de VoS pasan a la sección Missing document – To be Upload (Documento faltante: por cargar) del panel de control.
- Notas del trabajo: Introduzca cualquier nota relevante relacionada con el trabajo que resulte útil para usted o para MCIS.
Consejo: para todas las asignaciones de tipo de retransmisión de mensajes (Message Relay, MR), aquí es donde debe introducir la respuesta de la retransmisión de mensajes, de modo que ya no tenga que llamar por teléfono a MCIS para comunicar esta información.
- Una vez seleccionado el formulario de VoS, pulse “Next” (Siguiente)
- Introduzca sus iniciales en la siguiente ventana emergente situada en la parte inferior izquierda y haga clic en el botón "Agree" (Aceptar) para aceptar la cláusula de exención de responsabilidad mostrada.
- Haga clic en el botón "Confirm & Close Job" (Confirmar y cerrar trabajo). Aparecerá un mensaje para informarle que la operación se ha realizado correctamente.
1 de marzo de 2020: El kilometraje ahora puede ser añadido por los propios intérpretes utilizando el botón "Añadir Incidental". Si en el momento de realizar un trabajo has recorrido más de 25 km en un solo sentido, según Google Maps, tendrás derecho automáticamente al pago del kilometraje. No dudes en añadir el kilometraje total (ida y vuelta) como incidental al trabajo.
Todos los demás gastos imprevistos, como el estacionamiento, deben ser aprobados previamente por MCIS. Y MCIS debe introducir los gastos imprevistos en el trabajo en su nombre. Una vez aprobados, aparecerán en esta sección y se podrán cargar los recibos. Si un imprevisto debería estar ahí pero no lo está, póngase en contacto con MCIS lo antes posible. Para obtener una lista completa de incidentes y condiciones, póngase en contacto con vm@mcis.on.ca.
Nota: No utilice el botón "Add Incidental ” (Añadir imprevistos) para nada que no sea la distancia recorrida, ya que esto retrasará el procesamiento de su pago.
Algunos gastos imprevistos, como el estacionamiento, requerirán recibos para el reembolso de la tarifa de estacionamiento real cobrada, hasta el importe máximo permitido indicado en II, después de cerrar un trabajo. Utilice el ícono "Document" (Documento) situado junto a cada gasto imprevisto preaprobado para presentar un recibo.
3. Trabajos cerrados sin formulario de VoS cargado
Si cierra trabajos sin haber cargado los formularios de VoS, aparecerán en la sección “Missing document – To be Upload” (documento faltante para cargar) del portal. Debe proporcionar el formulario de VoS que falta de todos los trabajos finalizados. Para los trabajos de video y telefónicos, puede autorizar y firmar el formulario usted mismo. Para enviar un formulario de VoS que falta:
- Haga clic en la flecha situada a la izquierda de cada trabajo pendiente en esta tabla para abrir el menú y seleccione “Add VoS (Añadir VoS)”. Seleccione el archivo de su computadora y haga clic en “Upload File (Cargar archivo)”.
- Una vez cargado el archivo con éxito, el trabajo debería desaparecer de esta tabla.
4. Cancelado a la llegada
Cancelled on Arrival (Cancelado a la llegada) es un estatus para dos situaciones:
- El proveedor de servicios no se presentó
- El cliente no se presenta
En estas circunstancias, seguirá cobrando por sus servicios y deberá cerrar el trabajo con el estado “Job Cancelled” (trabajo cancelado) marcado.
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- Siga los pasos anteriores para cerrar un trabajo y cuando aparezca la ventana de cierre del trabajo, marque la casilla “Job Cancelled” (trabajo cancelado). Elija el motivo apropiado.
- Cierre el trabajo como de costumbre, y en estos casos, no se requiere ningún formulario de VoS, incluso para los trabajos en persona, y el trabajo se tratará como cerrado correctamente y no aparecerá en el “Documento que falta: cargar” sección.
Consejo: ciertos trabajos pueden ser cancelados por el personal de MCIS, como cancelaciones previas con tarifa, con aviso o un error de admisión por parte del personal de MCIS. En estos casos, los trabajos aparecerán en los calendarios de los intérpretes como cancelados y no es necesario que los intérpretes los cierren por su parte ni que carguen documentación.